Cobros, facturación y morosos
Carta para reclamar una factura impagada: 3 modelos por fase
Los tres tonos que cobran sin romper la relación: recordatorio, segundo aviso y requerimiento. Y el agente que los envía solo.
La enviaste hace cuarenta días. La factura sigue ahí, en su correo, sin abrir o abierta y olvidada. Tú ya hiciste el trabajo. El dinero no llega. Y ahora tienes que escribir la carta que no sabes cómo empezar sin sonar agresivo ni parecer que mendigas.
Una carta para reclamar una factura impagada no es un documento, es una escalera. Tres peldaños: el recordatorio amable, el segundo aviso firme y el requerimiento previo a burofax. Cada uno con un tono distinto, cada uno en su momento. Aquí tienes los tres modelos listos para copiar, el criterio exacto de cuándo subir de nivel, y lo que casi ningún artículo te cuenta: cómo un agente detecta el vencimiento, redacta la carta que toca y la envía sola, en el día exacto, sin que tú vuelvas a abrir un Word.
Porque el problema no es la plantilla. El problema es que cuando la necesitas, estás trabajando, no persiguiendo cobros.
El coste de no reclamar a tiempo
Antes de las plantillas, los números. No para asustarte: para que veas por qué el momento importa tanto como el texto.
- Plazo medio de pago (PMP): 80,5 días
- Límite legal entre empresas: 60 días
- Exceso sobre el límite: 34%
Solo el 30,4% de las facturas se pagó en plazo en España en 2025, según el Observatorio de Morosidad de CEPYME. Y la morosidad le cuesta a cada autónomo y pyme una media de 5.350 euros al año en costes financieros, según datos de CEPYME del segundo trimestre de 2025. Esos 5.350 euros no son la deuda: son lo que te cuesta financiarte mientras esperas que te paguen lo tuyo.
La lección operativa: la primera carta no se envía cuando estás desesperado a las seis semanas. Se envía el día después del vencimiento, cuando todavía es un recordatorio y no una pelea.
La escalera de tres cartas
Una sola carta no sirve para todo. El recordatorio amable a los dos meses suena ingenuo; el requerimiento legal el primer día rompe la relación comercial. La clave es graduar el tono según los días de retraso.
Reclamar a mano vs. con la escalera lista
- ✗Día 1 de retraso. No haces nada: 'ya pagará'.
- ✗Día 30. Te acuerdas, escribes una carta dura de golpe. El cliente se ofende.
- ✗Día 60. Llamas, discutes, no tienes nada por escrito que valga ante un juez.
Modelo 1 — El recordatorio amable (días 1 a 7 de retraso)
El tono: como si fuera un despiste, porque muchas veces lo es. No acusas. Recuerdas. Mantienes la puerta abierta.
Asunto: Recordatorio de pago — Factura [Nº] de [tu empresa]
Hola [nombre],
Te escribo por la factura [número], de [importe] €, con vencimiento el [fecha]. A veces estas cosas se traspapelan, así que te la recuerdo por si se quedó pendiente.
Adjunto de nuevo la factura para que la tengas a mano. Si ya está cursado el pago, ignora este mensaje y disculpa la insistencia.
Cualquier duda con el importe o el concepto, me dices y lo vemos.
Un saludo, [tu nombre]
Modelo 2 — El segundo aviso firme (días 8 a 20 de retraso)
El tono cambia. Sigue siendo educado, pero ya no hay "se habrá traspapelado". Hay una fecha, un importe y la mención de que el plazo legal corre. Aquí entra el dato que casi nadie usa.
Asunto: Segundo aviso — Factura [Nº] vencida
Hola [nombre],
La factura [número], de [importe] €, venció el [fecha] y sigue pendiente. Es el segundo aviso que te envío.
Te recuerdo que la Ley 3/2004 establece un plazo máximo de pago de 60 días entre empresas y que, superado el vencimiento, la deuda genera intereses de demora de forma automática, además de una compensación de 40 € por gastos de cobro.
Te pido que regularices el pago antes del [fecha límite, 7 días vista]. Si hay un problema concreto, hablémoslo: prefiero resolverlo contigo que escalarlo.
Quedo a la espera. [tu nombre]
Modelo 3 — El requerimiento previo a burofax (días 21 a 30 de retraso)
Último peldaño antes de lo legal. Tono frío, profesional, sin amenazas vacías. Anuncia consecuencias reales y deja constancia. Este es el que se envía por burofax con acuse de recibo y certificación de contenido.
Asunto: Requerimiento de pago — Factura [Nº]
Estimado/a [nombre / razón social],
Mediante el presente le requiero formalmente el pago de la factura [número], emitida el [fecha], por importe de [importe] €, vencida y no satisfecha pese a los avisos previos.
Le concedo un plazo de 10 días naturales desde la recepción de este requerimiento para abonar la cantidad adeudada, más los intereses de demora y la compensación de 40 € por costes de cobro previstos en la Ley 3/2004.
Transcurrido dicho plazo sin recibir el pago, iniciaré las acciones legales de reclamación que correspondan, incluido el procedimiento monitorio, con repercusión de las costas que se generen.
Atentamente, [tu nombre y datos fiscales]
Qué tiene que llevar cualquier carta de reclamación
Da igual el peldaño: si falta un dato, la carta pierde fuerza y, llegado el caso, sirve menos como prueba. Estos elementos no se negocian.
1. Identificación completa de ambas partes
Tu nombre o razón social y tus datos fiscales. Los del deudor también. Una carta sin destinatario claro no acredita a quién se reclamó.
2. Número y fecha de la factura
El identificador exacto de la factura y su fecha de emisión. Si reclamas varias, lístalas una a una: cada factura cuenta por separado para la compensación de 40 €.
3. Importe adeudado y fecha de vencimiento
La cantidad exacta y el día en que debió pagarse. El vencimiento es el que arranca el reloj de los intereses.
4. Plazo concreto para pagar
Una fecha límite, no un "lo antes posible". En el requerimiento, 10 días naturales es lo habitual.
5. Consecuencias del impago (a partir del aviso 2)
La mención de la Ley 3/2004, los intereses de demora y la compensación de 40 €. En el requerimiento, el anuncio del procedimiento monitorio.
Lo que casi nadie te dice: intereses, 40 € y el interés legal vigente
Aquí está el contenido que falta en los modelos de Word que circulan. No es decoración legal: es dinero que tienes derecho a reclamar y que da peso a tu carta.
La Ley 3/2004 fija un plazo máximo de 60 días naturales de pago entre empresas y te da derecho a reclamar intereses de demora desde el día 61, sin necesidad de reclamación previa. Es automático.
Su artículo 8 establece, además, una compensación mínima de 40 € por cada factura impagada en concepto de costes de cobro, sin que tengas que justificar el gasto. Y no es teoría: el Tribunal Supremo, en su sentencia 5012/2025 de octubre de 2025, ratificó que esos 40 € se abonan por cada factura adeudada o pagada fuera de plazo, sin justificación adicional. Tres facturas vencidas, 120 € de compensación, aparte de los intereses.
¿Y los intereses cuánto son? El tipo legal de interés de demora para operaciones comerciales en el primer semestre de 2026 es el 10,15%, según la Resolución publicada en el BOE el 23 de diciembre de 2025. Sale de sumar 8 puntos al tipo del BCE (2,15%).
- Compensación por factura: 40 € fijos, sin justificar
- Interés de demora (1er semestre 2026): 10,15% anual
- Desde cuándo corre el interés: día 61 desde la factura, automático
Pon estos tres datos en tu segundo aviso y la carta deja de ser una súplica. Es un acreedor que conoce sus derechos.
¿Cuándo paso de la carta al procedimiento monitorio?
Cuando la escalera de cartas se agota. Si tras el requerimiento previo el deudor sigue sin pagar, toca el monitorio: el cauce judicial rápido para reclamar deudas dinerarias documentadas.
Dos cosas que debes saber antes. La primera: para deudas inferiores a 2.000 €, no necesitas abogado ni procurador; por encima, ambos son obligatorios. Eso cambia mucho la cuenta de si compensa.
La segunda, y es nueva: desde el 3 de abril de 2025, con la entrada en vigor de la Ley Orgánica 1/2025, antes de presentar la demanda hay que acreditar que intentaste un Método Adecuado de Solución de Controversias (MASC). Es decir, tu requerimiento por burofax no es solo presión: es el documento que prueba que intentaste resolverlo por las buenas. Por eso la trazabilidad importa tanto.
Un email se puede negar. Un WhatsApp se borra. El burofax con acuse de recibo y certificación de contenido deja constancia de qué enviaste, a quién y cuándo. Para el monitorio y el requisito del MASC, el canal que deja huella no es un lujo: es la prueba.
Y aquí es donde deja de ser tu problema
Tienes los tres modelos. Tienes el criterio. Ahora la parte real: ¿quién vigila el vencimiento de cada factura, decide qué peldaño toca y la envía el día exacto, mientras tú estás en una obra, en una visita o cerrando otra venta?
Esto es lo que ningún Word descargable hace. Un agente de cobros sí. Mira el vencimiento de cada factura. El día siguiente al plazo, envía el recordatorio amable. A los quince días sin cobrar, el segundo aviso, ya con los intereses calculados sobre tu importe y la mención de los 40 €. A los treinta, prepara el requerimiento previo y lo deja listo para que salga por burofax. Cada carta personalizada con el número, el importe y la fecha reales. Cada envío registrado, con su fecha y su canal, por si hay que ir al monitorio.
No es escribir la carta más rápido. Es no tener que acordarte de escribirla. La diferencia entre una plantilla y un cobrador que no duerme.
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Modelo de carta en Word vs. agente de cobros
| Agente de cobros | Plantilla en Word |
|---|
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